Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hay đơn giản là ở một vị trí cần truyền đạt thông tin cho nhân viên, điều quan trọng là bạn phải làm như vậy một cách hấp dẫn. Sử dụng sai kênh liên lạc, giọng nói không chính xác hoặc thời điểm không hợp lý có thể khiến thông điệp của bạn bị bỏ qua hoặc thậm chí tệ hơn là được đưa sai cách.
Vậy thì, cách tốt nhất để giao tiếp hiệu quả với nhân viên tại nơi làm việc là gì? Dưới đây là 4 cách HappyKey Academy muốn chia sẻ đến cho bạn.
- Nhấn mạnh giao tiếp mặt đối mặt
Mặc dù nhân viên ngày nay có thể am hiểu công nghệ hơn bao giờ hết, nhưng không có gì đánh bại được sự tương tác của con người. Hầu hết nhân viên muốn nghe tin tức và thông tin từ cấp trên của họ. Đào tạo các nhà quản lý về cách giao tiếp và cung cấp các công cụ cần thiết cần thiết để thành công.
Giao tiếp trực diện giữa người nhân viên và quản lý đóng một vai trò nòng cốt trong tương tác xã hội và phản ánh mức độ bao hàm của người nói trong giao tiếp, và bạn cần cung cấp các điểm thảo luận và nguồn lực (như tài liệu phát tay).
Không gì đánh bại được sự tương tác trực tiếp
- Đảm bảo rằng thông điệp của bạn đã được nghe
“Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe những gì không được nói” (Peter Drucker). Những gì bạn – người quản lý nói và những gì họ – nhân viên nghe được thường rất khác nhau. Hãy dành thời gian để hiểu những gì họ thực sự đã nghe và bạn sẽ tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và sự thất vọng.
Hãy đi vào vấn đề bằng cách truyền đạt thông tin rõ ràng. Nếu nhân viên của bạn còn khúc mắc và chưa hiểu, hãy nói lại lần nữa cho họ nghe. Đặc biệt, sử dụng từ ngữ, ngôn ngữ cơ thể và hình ảnh phù hợp để nói chuyện với mọi người, không phải với tư cách là người trên của họ.
Lặp lại vấn đề nếu nhân viên chưa hiểu rõ
- Tiến hành các hoạt động xây dựng nhóm
Để cả nhóm cùng nhau dành vài phút mỗi ngày để nói về những điều quan trọng đang diễn ra trong tổ chức hoặc bộ phận giúp giữ cho mọi người cùng quan điểm. Nhiều công ty tiến hành những hoạt động này đều sử dụng cùng một chương trình làm việc để nhân viên luôn biết mình phải mong đợi điều gì.
Cuộc họp này cũng có thể đưa ra các câu hỏi và tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm tham gia vào các quyết định, mà người quản lý biết có tác động tích cực đáng kể đến lòng tin và sự tham gia.
Làm việc nhóm tạo cơ hội cho quản lý hiểu nhân viên hơn
- Khuyến khích phản hồi hai chiều
Để có một môi trường làm việc suôn sẻ, điều quan trọng là phải có sự giao tiếp hai chiều. Một sai lầm phổ biến mà các nhà lãnh đạo mắc phải khi đưa ra phản hồi là biến nó thành một cuộc đối thoại (phản hồi) một chiều. Họ không cho nhân viên cơ hội để trình bày nhận xét và mối quan tâm của họ.
Đưa ra phản hồi chi tiết để tăng cường giao tiếp trong nhóm và huấn luyện các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn có thể ghi lại các phản hồi bằng văn bản thông qua hệ thống quản lý tác vụ của mình, hệ thống này có thể giúp tăng năng suất và giao tiếp tổng thể.
Đừng chỉ ép nhân viên giao tiếp một chiều
Doanh nghiệp muốn hoạt động năng suất cần bắt đầu từ việc tạo ra những thói quen hiệu quả để cải thiện giao tiếp ở nơi làm việc. Khả năng truyền đạt thông điệp của bạn để nó được lắng nghe, hiểu và sau đó được nội bộ hóa là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Hãy thử 4 cách trên và xem sự khác biệt trong cách thông điệp của bạn được những người cần nắm bắt.